什么是合约？商家账期结算合约功能说明

合约：账期结算里的第一块基石。先拿货、后付款是合约常见做法：客户陆续提货，月底或次月统一结账，中间这段时间就是账期。要把账期管起来，系统里需要有一个约定载体，这就是「合约」。

一、合约是什么

合约是商家与客户就结算方式达成的一份系统化约定，记录双方按什么周期结账、从何时开始、到何时结束。

它不是法律文本的电子版，而是系统里的记账依据：订单自动挂到合约下，账期结束时按周期生成账单（这一期该结多少费用）。

二、为什么需要合约

没有合约时，账期往往停留在口头约定层面，问题集中在三个方面。

1. 记账靠记忆

赊销订单散落在微信、电话、纸质单据里，谁欠多少欠多久靠本子记、靠脑子想，时间一长容易遗漏。

2. 对账要翻记录

结了几笔、还欠几笔，月底翻聊天记录核对耗时费力；双方记忆有出入时缺少参照。

3. 催收乏力

口头约定没有明确到期日，催急了影响客情，不催则资金压力全在自己身上。

把约定写进合约后，这几件事有了系统依据：订单自动入账、账单按期生成、到期自动提醒。催收也从“记得结一下”变成“本期账单在这里”。

三、合约包含哪些要素

一份可用的合约，需要明确以下几项内容：

1. 结算周期

即多久结一次账，常见三种：

1）按周结：账期短，资金回笼快，适合金额较小、频次较高的客户。

2）按月结：批发与餐饮供货的常见选择，与客户自身对账节奏较匹配。

3）自定义天数：按签约日起滚动计算，如每 10 天一期。

4）货到付款：先送货上门，客户确认商品没有问题后结清本次货款。

2. 账单生成时间与结算时间

账单生成时间指这一期账何时生成，结算时间指最迟何时付款。两者可相同也可错开，如：每月 25 号出账、次月 5 号付款，签约时写清可减少分歧。

3. 结算提醒

结算提醒设置后，从账单生成时间起N天后提醒客户这个账单需要结算了（防止百忙中遗忘），如已结算则不提醒。

4. 状态

合约有三种状态：待签约、生效中、已解约。只有生效中的合约才承接新订单，合约从双方签约起生效、长期有效，中途如有变更需可申请解约。。

四、合约与订单、账单、流水的关系

合约不是孤立存在的，它与订单、账单、流水构成完整结算链路：

订单：挂在合约下的记账入口，每笔按时间归入某个账期。

账单：当前账期结束时把这个时间段内的订单汇总成账单，该期账单费用多少。

流水：账单的还款支付记录，支持一次结清、部分还款与指定订单还款。